De manier waarop Belgische ondernemingen factureren is sinds begin 2026 grondig veranderd. Waar een pdf per e-mail jarenlang volstond, verplicht de wetgever nu gestructureerde elektronische facturatie tussen ondernemingen. In deze blog leggen we uit wat er precies verandert, voor wie de regels gelden en hoe je vlot in orde raakt met Peppol.

De basis

Wat is e-facturatie precies?

Een e-factuur is niet zomaar een digitale factuur. Een pdf die je per mail verstuurt, is voor de wetgever gewoon een papieren factuur in digitaal jasje. Een echte e-factuur is een gestructureerd databestand (in een formaat zoals UBL) dat software automatisch kan inlezen en verwerken, zonder dat iemand de gegevens moet overtypen. Net die automatische verwerking maakt het verschil.

Toepassingsgebied

Voor wie is e-facturatie verplicht?

De verplichting geldt sinds 1 januari 2026 voor alle btw-plichtige ondernemingen in België, ongeacht hun grootte of sector, voor hun facturen aan andere ondernemingen (B2B). Facturen aan particulieren (B2C) vallen voorlopig buiten de verplichting. Ook wie onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen valt, moet e-facturen wel kunnen ontvangen. Kortom: elke ondernemer moet mee.

Het netwerk

Wat is Peppol en waarom is het de standaard?

Peppol is een veilig internationaal netwerk waarlangs ondernemingen e-facturen rechtstreeks van software naar software uitwisselen. Je hoeft niet te weten welk pakket je klant of leverancier gebruikt: zolang jullie allebei op Peppol zijn aangesloten, komt de factuur correct en beveiligd aan. Het is de door de overheid gekozen standaard voor de nieuwe verplichting.

Aan de slag

Wat moet je concreet doen?

Gelukkig is in orde raken eenvoudiger dan het klinkt. Concreet komt het op drie zaken neer:

• kies boekhoud- of facturatiesoftware die Peppol-conform is;
• sluit je onderneming aan op het Peppol-netwerk (vaak doet je software of boekhouder dit);
• zorg dat je ondernemingsgegevens correct en up-to-date zijn.

Werk je vandaag nog met een Word- of Excel-sjabloon of met losse pdf’s, dan is dit hét moment om over te stappen op een digitale facturatieoplossing.

De voordelen

Sneller betaald en minder fouten

De verplichting is meer dan een administratieve last. Omdat e-facturen automatisch in de boekhouding belanden, verdwijnt het manuele overtypwerk en daarmee ook de typefouten. Je factuur komt meteen bij je klant terecht, wat doorgaans leidt tot snellere betaling. En je bent meteen helemaal in orde met de wet.

Goed om te weten

Veelgestelde vragen

Mag ik na 1 januari 2026 nog met een pdf-factuur werken?

Voor facturen aan andere ondernemingen (B2B) niet meer: die moeten als gestructureerde e-factuur via Peppol verlopen. Voor facturen aan particulieren mag je voorlopig nog op de klassieke manier werken. Bij de start van 2026 geldt wel een korte tolerantieperiode voor wie zich aantoonbaar tijdig voorbereidt.

Moet ik als kleine of vrijgestelde onderneming ook meedoen?

Ja. Ook kleine ondernemingen en ondernemingen onder de btw-vrijstellingsregeling moeten e-facturen kunnen ontvangen en, zodra ze zelf aan ondernemingen factureren, versturen via Peppol. De verplichting hangt niet af van je grootte.

Wat kost e-facturatie via Peppol?

Veel boekhoud- en facturatiepakketten hebben Peppol standaard ingebouwd, vaak zonder extra kost per factuur. De grootste investering is de overstap zelf. MLL Boekhouding helpt je de meest voordelige en gebruiksvriendelijke oplossing te kiezen.