KBO, btw-nummer en UBO: wat breng je in orde bij de start?
KBO, btw-nummer en UBO: wat breng je in orde bij de start?
In het kort
Bij de start van je onderneming breng je drie registraties in orde: de inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO, je ondernemingsnummer), de activering van je btw-nummer, en voor vennootschappen en vzw’s de registratie in het UBO-register van je uiteindelijke begunstigden. Elk heeft zijn eigen doel en moet correct én tijdig gebeuren.
Een onderneming starten betekent ook een paar officiële registraties in orde brengen. Ze klinken technisch, maar ze zijn goed te overzien. We overlopen de drie belangrijkste: de KBO, je btw-nummer en het UBO-register.
Registratie 1
De KBO-inschrijving
Elke onderneming moet ingeschreven zijn in de Kruispuntbank van Ondernemingen. Via een erkend ondernemingsloket krijg je je unieke ondernemingsnummer, dat je op al je documenten en facturen vermeldt. Het is meteen je identiteit als onderneming en de basis voor alle andere formaliteiten.
Registratie 2
Je btw-nummer activeren
In de meeste gevallen moet je vóór je eerste activiteit je btw-nummer activeren. Je ondernemingsnummer wordt dan je btw-nummer. Vanaf dat moment reken je btw aan, dien je periodieke btw-aangiften in en kan je de btw op je beroepskosten recupereren. Sommige activiteiten zijn vrijgesteld, dus laat je situatie goed bekijken.
Registratie 3
Het UBO-register
Vennootschappen en vzw’s moeten hun uiteindelijke begunstigden (de personen die de onderneming werkelijk controleren of er de vruchten van plukken) registreren in het UBO-register. Die registratie moet je bij de start doen en daarna jaarlijks bevestigen of bijwerken. Het register kadert in de strijd tegen witwas en fraude.
Liever dat iemand deze formaliteiten voor je regelt?
Opgelet
Wat als je iets vergeet?
Deze registraties zijn geen vrijblijvende formaliteiten. Een ontbrekende of verouderde inschrijving kan leiden tot boetes of problemen bij controles, en een niet-geactiveerd btw-nummer brengt je facturatie in het gedrang. Hou alles dus correct en up-to-date, of laat een boekhouder de opvolging doen.
Onze aanpak
Zo regelt MLL Boekhouding je formaliteiten
Wij brengen je KBO-inschrijving, btw-activering en UBO-registratie voor je in orde en houden ze up-to-date, als onderdeel van je opstartbegeleiding. Zo start je correct en verlies je geen tijd aan administratie. Ook nadien volgen we je juridische verplichtingen mee op.
Goed om te weten
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen mijn ondernemingsnummer en mijn btw-nummer?
Je ondernemingsnummer krijg je bij de KBO-inschrijving. Zodra je btw-plichtig bent en je btw-nummer activeert, wordt dat ondernemingsnummer (met de letters BE ervoor) ook je btw-nummer. Het gaat dus om hetzelfde cijfer met een andere functie.
Moet ik als eenmanszaak ook in het UBO-register?
Het UBO-register geldt voor vennootschappen, vzw’s en bepaalde andere entiteiten, niet voor een klassieke eenmanszaak. Een eenmanszaak schrijft zich wel in bij de KBO en activeert doorgaans een btw-nummer.
Moet ik het UBO-register jaarlijks bijwerken?
Ja. Naast de eerste registratie moet je de gegevens minstens jaarlijks bevestigen en bij elke wijziging bijwerken. Een boekhouder kan die opvolging voor je doen.
Lees ook
